KEBIJAKAN LAYANAN MICROSOFT

No Dokumen. Tel_U-UT-REK-DSI-DI-PM-026

Pengguna Layanan
Layanan Microsoft
Kebijakan
Pengguna Layanan

Kebijakan ini ditujukan bagi civitas Telkom University pengguna layanan Microsoft, diantaranya:

1. Mahasiswa;
2. Pegawai;
3. Dosen;
4. Direktorat/Unit;
5. Fakultas;

Layanan Microsoft

1. Layanan Microsoft yang digunakan melalui website dan Personal Computer (PC).

2. Layanan Microsoft yang digunakan melalui Personal Computer (PC) saja.

Kebijakan

Registrasi Akun

(1)       Bagi mahasiswa, lisensi dan storage one drive diperoleh setelah pendaftaran Single Sign-On (SSO) selesai.

(2)       Bagi dosen, dan pegawai, lisensi dan storage one drive diperoleh setelah pendaftaran Single Sign-On (SSO) selesai dan melekat pada status kepegawaiannya.

(3)       Bagi Direktorat/Unit dan Fakultas pendaftaran lisensi melalui pengajuan dari Nota Dinas Elektronik (NDE).

(4)  Bagi Direktorat/Unit dan Fakultas harus melakukan penandatanganan Non-Disclosure Agreement (NDA) dengan melampirkan informasi Personal in Charge (minimal Kepala Urusan) dan masa berlaku penggunaan. Berlaku perpanjangan akun setiap setahun sekali.

Group Previlege

(1)    Kapasitas storage OneDrive terlampir pada tabel berikut ini:

(2)    Kapasitas storage Teams pada masing-masing channel yang dibuat secara mandiri adalah     
       sebesar 2 GB. 

(3)    Masa pakai akun layanan Microsoft dibagi berdasarkan grup penggunanya.

Penghapusan Lisensi

(1)    Penghapusan lisensi dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

• Lisensi mahasiswa akan dihapus 6 bulan setelah Yudisium.
• Lisensi pegawai akan dihapus 6 bulan setelah selesai masa kepegawaian.
• Lisensi Direktorat/Unit akan dihapus berdasarkan hasil evaluasi dari Direktorat Pusat Teknologi Informasi (PUTI).
• Retensi data mahasiswa ditetapkan 1 tahun setelah Yudisium.
• Retensi data pegawai ditetapkan 1 tahun setelah selesai masa kepegawaian/hasil evaluasi.  
• Stock opname dilakukan setiap bulan Juni dan Desember.

(2)    Penghapusan Group Teams dilakukan dengan ketentuan sebagai barikut:

        Grup dan data yang setelah 6 bulan tidak terpakai, berdasarkan aktivitas terakhir atau data
        terakhir yang di upload maka akan terhapus sementara dari akun/preservation hold dan 6
        bulan selanjutnya akan dihapus permanen. Terhapus permanen.

Autentikasi

Seluruh akun wajib melakukan Multifactor Authentication (MFA), sebagai salah satu langkah pengamanan untuk menjaga aspek kerahasiaan dan mencegah risiko yang dapat terjadi.

Hak Pengguna Layanan 

 (1)       Pengguna Layanan Microsoft berhak mendapatkan fasilitas Layanan Microsoft seperti yang
        tertera pada BAB II Kebijakan ini, dan disesuaikan dengan grup penggunanya.(2)    Pengguna berhak melaporkan kepada penyedia Layanan Microsoft apabila fasilitas yang
        didapatkan tidak sesuai yang tertera pada BAB II Kebijakan ini. 

Kewajiban Pengguna Layanan 

(1)       Seluruh civitas Telkom University wajib menjaga kerahasiaan akun Microsoft.

(2)    Tidak diperbolehkan menyebarluaskan username dan password kepada pihak yang tidak berwenang.

(3)       Tidak diperbolehkan menyalahgunakan akun.

(4)       Tidak diperbolehkan menyimpan konten yang mengandung unsur sara dan asusila.

(5)   Tidak diperbolehkan menyimpan konten yang memiliki hak cipta seperti film, lagu, dan atau dokumen, namun pengguna tidak memiliki izin kepemilikan konten tersebut.

Hak Penyedia Layanan

Direktorat Pusat Teknologi Informasi (PUTI) sebagai admin Microsoft dapat melakukan beberapa hal berikut apabila pengguna layanan sudah melebihi kapasitas storage OneDrive sesuai yang sudah ditetapkan Pasal 6 pada Kebijakan ini, yaitu:

a.    Admin diberikan kewenangan untuk memeriksa isi konten OneDrive;

b.    Admin diberikan kewenangan untuk menghapus data sampai batasan maksimum storage
OneDrive;

c.  Admin diberikan kewenangan untuk melakukan suspend akun.

Pengecualian

Tanggal terbit: 10 April 2025